Maximale Produktivität. Die besten Hacks um Dinge geregelt zu bekommen.

Der Produktivitätskiller Nummer 1 lautet Multitasking. Für maximale Produktivität ist Fokus der richtige Weg. Wer sich jedoch einbildet, sich auf zig unterschiedliche Vorhaben gleichzeitig fokussieren zu können, wird nie sein volles Potenzial ausschöpfen können. Als Fitpreneur ist jedoch genau das dein Ziel: Das beste aus deinem Leben herausholen. Egal ob Angestellter, Unternehmer, Coach oder Spitzensportler.

 

Sich auf eine einzige Sache zu konzentrieren bedeutet nicht, dass es nicht möglich ist mehrere Projekte gleichzeitig am Laufen haben zu können. Entscheidend ist nur, dass du bei dem was du tust, keine Kompromisse in Produktivität und Fokussierung eingehst.

 

Um genau das zu erreichen, empfehle ich drei Hacks für maximale Produktivität:

 

  • Die Ivy Methode
  • Die Pomodoro Methode
  • Das Bullet Journal

 

In den folgenden Abschnitten möchte ich dir erklären, wie du das Maximum aus jeder einzelnen Methode heraus holst und deine Produktivität - und damit auch deinen Erfolg - auf ein vollkommen neues Level bringst. Denn Erfolg lässt sich strukturieren und planen.

 

Die Ivy Methode

Die Ivy Lee Methode ist auch als 25000$-Methode bekannt geworden. Ivy Lee, ein Unternehmensberater aus dem 20. Jahrhundert, machte einem Unternehmer gegenüber ein Versprechen: Er würde ihm zeigen, wie er seine Zeit optimal managen kann und im Gegenzug solle ihm der Unternehmer einen Scheck ausstellen, mit einem Honorar, welches ihm das neue Zeitmanagement wert sei. Lee erhielt einen Scheck über die besagtn 25000$. Nicht schlecht, für eine ganz simple Vorgehensweise. Doch was dem Unternehmer 25000$ wert ist, kann nicht so schlecht sein. Also schauen wir uns die Sache genauer an:

 

  1. Du erstellst eine Liste mit den sechs (und nicht mehr!!!) wichtigsten Aufgaben, die du am nächsten Tag erledigt haben möchtest.

  2. Nachdem du die sechs Aufgaben definiert hast, verleihst du ihnen Prioritäten. Die wichtigste Aufgabe, kennzeichnest du mit einer kleinen “1”. Dann gehst du Aufgabe für Aufgabe durch. Die unwichtigste Aufgabe kennzeichnest du mit einer “6”.

  3. Am nächsten Tag startest du direkt mit der Aufgabe mit der höchsten Priorität. Und zwar nach der Pomodoro Methode. Diese schauen wir uns gleich noch genauer an.

  4. So arbeitest du dich Aufgabe für Aufgabe nach vorne. Wenn du am Ende des Arbeitstages noch nicht alle Aufgaben erledigt hast, übernimmst du die noch offenen Tasks für den kommenden Tag und füllst weitere Aufgaben hinzu - bis du wieder maximal sechs Prioritäten für den Folgetag hast.

  5. Du verteilst erneut Prioritäten und startest am nächsten Tag mit der Aufgabe, der höchsten Priorität.

 

Auf diese Weise stellst du sicher, dass du deine maximale Produktivität an den Tag legen kannst, keine Zeit für unnötige Dinge verschwendest, Multitasking eine Absage erteilst und dein Zeitmanagement optimierst.

 

Um deine Prioritäten richtig einzuschätzen, kannst du eine Matrix verwenden, die dir dabei helfen soll, dich nicht auf die falschen Aufgaben zu konzentrieren. Teile deine Aufgaben daher in “wichtig” und “dringend” ein:

 

 

Die oberste Priorität sollten entsprechend Aufgaben haben, die wichtig und dringend sind. Am längsten warten sollten Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Der wichtigste Quadrant ist “wichtig aber nicht dringend”.

 

Denn Aufgaben die wichtig und dringend sind, wurden schlichtweg zu lange aufgeschoben. Du arbeitest unter Zeitrdruck und fungierst als Feuerwehrmann.

 

Die Pomodoro Methode

Die Pomodoro Methode ist meine persönliche Lieblingsmethode für maximale Produktivität und den perfekten Fokus. Dabei ist sie so simpel vom Prinzip, wie sie auch in der praktischen Umsetzung ist:

 

Jedes Pomodori ist ein Zeitintervall von 30 Minuten. Davon werden 25 Minuten maximal fokussiert gearbeitet, gefolgt von 5 Minuten Pause. Beide Phasen werden exakt eingehalten. Du arbeitest entsprechend mit einem Timer. Die Phase der Produktivität wird nicht verlängert aber auch nicht verkürzt. Die Pause wird ebenfalls gestoppt.

 

Während der 25-minütigen Fokus Phase gibt es nichts anderes als deine derzeitige Aufgabe. Ich empfehle, alle Push Benachrichtigungen am Desktop auszustellen, das eMail Programm zu schließen, das Smartphone auf Flugmodus. Es werden keine weiteren Tabs wie soziale Medien und Co. parallel geöffnet.

 

Stattdessen setzt du dir einen Kopfhörer auf (ich empfehle diesen Sony Kopfhörer - teuer, aber definitiv meine beste Investition 2018) und eine entsprechende Fokus Musik, wie etwa Brain.fm.

 

Auch auf dem Schreibtisch sollte idealerweise nichts liegen, das dich ablenken könnte. Bei der Vorbereitung der Coachings meiner Klienten - oder auch jetzt im Moment - bevorzuge ich es, an einem weißen Tisch zu sitzen. Mit nichts darauf.

 

Nach den 25 Minuten fokussierter Arbeit hast du 5 Minuten Zeit, um dich kurz zu entspannen, deinen eMails zu checken, auf die Toilette zu gehen, dein Smartphone zu checken oder etwas zu trinken. Was immer du möchtest.

 

Anschließend geht es wieder in die nächsten 25 Minuten der Fokussierung und Produktivität. Nach vier solcher Pomodori Phasen legst du eine 30 minütige Pause ein oder widmest dich einer anderen Aufgabe.

 

Du kannst beispielsweise vier Pomodori Phasen am PC einlegen, bevor du Klienten berätst oder ein Personal Training durchführst. Egal wie, voller Fokus während den 25 minütigen Pomodoro Phasen und nach vier Pomodori eine Pause.

 

Plane deine Prioritäten mit der Ivy Methode und notiere dahinter, wie viele Pomodori dafür voraussichtlich benötigst. Je länger du nach diesem Prinzip vorgehst, desto effektiver wirst du auch in der Einschätzung deiner Pomodori.

 

Das Bullet Journal

Mit Hilfe eines Journals kannst du optimal planen. Die Idee des Bullet Journals ist hier schon nicht schlecht.

 

 

Ich selbst nutze das Bullet Prinzip jedoch ein wenig anders. Ich nutze das Notizbuch von Hallo Klarheit.

 

Unten links sammelst du alle Aufgaben, die sich nach und nach anhäufen. Aus diesem Pool an Aufgaben trägst du nun die sechs wichtigsten Aufgaben oben in das erste Tagesfeld ein und bewertest sie nach deren Prioritäten (siehe Ivy Methode). Inklusiver deiner geschätzten Dauer, die du zur Erledigung benötigst (siehe Pomodoro Methode). Am Ende des Tages, überträgst du die offenen Aufgaben des Tages in das nächste Tagesfeld und füllst mit Aufgaben aus deinem Aufgaben Pool auf.

 

Ich empfehle dabei, mit unterschiedlichen Farben zu arbeiten. Ich nutze schwarz, um meine Aufgaben niederzuschreiben. Blau für die Priorisierung der Aufgaben. Grün, um eine erledigte Aufgabe abzuhaken und rot, für Aufgaben die ich nicht geschafft habe.

 

Auf diese Weise siehst du sofort, an welcher Stelle es hakt, wo du dich noch verbessern musst und wo du schon gut unterwegs bist.

 

Fazit

Mit dieser Methode hast du die Möglichkeit, deinen Erfolg zu planen und deine maximale Produktivität zu erreichen. Die einzelnen Methoden greifen perfekt ineinander und sorgen für Fokus und Struktur. Du trittst nie wieder in die Multitasking Falle. Stattdessen kommst du deinem Ziel jeden Tag um einen Schritt näher. Die folgende Grafik soll dich noch einmal daran erinnern, welche Kraft und Macht kleine Schritte haben und welchen riesigen Outcome du erwarten kannst, obwohl du die kleinen Fortschritte auf täglicher Basis kaum spürst.

 

Starte also jetzt deine eigene Experience und plane für deinen Erfolg, anstatt weiterhin unstrukturiert und wirr deinen Zielen hinterher zu rennen.

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